Planejar Planilha

Como Planejar uma Planilha

No momento de se elaborar qualquer tarefa, é necessário saber de antemão o que fazer, como fazer e para que fazer. Em todas as tarefas exercidas por nós, é comum ver pessoas que vivem atrapalhadas e confusas, e isto ocorre pelo fato delas não planejarem suas tarefas. Da mesma forma qualquer tarefa exercida com uso de um computador precisa ser planejada.

Para se planejar uma planilha é necessário em primeiro lugar, saber exatamente aquilo que se quer efetuar. Em seguida, deve-se esboçar no papel a estrutura que a planilha possuirá, tomando o cuidado de elaborar o mais simples e objetivo possível, pois este instrumento será tão bom quanto o seu planejamento.

No momento de planejar, você terá que ter o máximo de cuidado para não construir planilhas confusas e de difícil entendimento, pois isto poderá aumentar a probabilidade de erros e constantes tentativas de acertos.

Suponha a necessidade de elaborar uma planilha que efetue a demonstração do orçamento doméstico de sua casa. Num primeiro momento, você deverá escrever num papel quais são as fontes de receitas que você possui, por exemplo o seu salário. Depois você deverá definir quais são os seus gastos fixos e variáveis. Em seguida, você deverá anotar ao lado de cada elemento listado os respectivos valores. Mais adiante, você vai querer efetuar a soma de todos os gastos e calcular o valor líquido restante, para a partir daí tomar decisões do tipo: devo tomar dinheiro emprestado, vou efetuar depósito em poupança de 80% do valor líquido, vou utilizar o dinheiro restante para comprar um bem, etc.

Exemplo: Suponha que o seu salário seja no valor de $1.750,00 por mês; seus gastos fixos: Água $12,35, Luz $23,00, Telefone $75,00 e Alimentação $325,00; seus gastos variáveis: Médico $25,00 e Mecânico $50,00, proceda com a montagem da lista com os títulos à esquerda e os valores à direita da seguinte forma:

 

RECEITAS SALÁRIO 1.750,00
GASTOS FIXOS ÁGUA 12,35
LUZ 23,00
TELEFONE 75,00
ALIMENTAÇÃO 325,00
GASTOS VARIÁVEIS MÉDICO 25,00
MECÂNICO 50,00
 

 

Em seguida deverá ser definido o que será calculado, e acrescentando títulos que demonstrem cada ação, não esquecendo de colocar um título com o nome da planilha, da seguinte forma:

ORÇAMENTO DOMÉSTICO

RECEITAS SALÁRIO 1.750,00
GASTOS FIXOS ÁGUA 12,35
LUZ 23,00
TELEFONE 75,00
ALIMENTAÇÃO 325,00
GASTOS VARIÁVEIS MÉDICO 25,00
MECÂNICO 50,00
TOTAL FIXOS
TOTAL VARIÁVEIS
SALDO LÍQUIDO
 

Após a definição do que será efetuado na planilha, é bastante interessante desenhar traços que separem as colunas e as linhas entre si, depois no topo de cada coluna coloque uma letra (A, B, C, D...) e à esquerda de cada linha um número (1,2,3...), desta forma você estará já de imediato visualizando as células que irá utilizar. Observe a seguir a figura.

Exemplo de um lay-out traçado para facilitar a digitação dos dados na planilha.

Completada esta parte, você deverá definir quais as células e fórmulas que serão utilizadas e onde serão colocadas na planilha para efetuar os cálculos necessários.

No exemplo apresentado, as fórmulas deverão ser colocadas nas células C13:, C14: e C15:, sendo que para definir os cálculos, você deverá definir as fórmulas baseando-se na filosofia de equações literais (aquelas que são ensinadas a partir da 5ª série, quando são utilizadas operações matemáticas baseadas em fórmulas), da seguinte forma:

- na célula C13: você deverá digitar a fórmula que efetue a somatória de todos os gastos fixos: =C5+C6+C7+C8.

- Na célula C14: você deverá digitar fórmulas que efetuem as somatórias de todos os gastos variáveis: =C10+C11.

- Na célula C15: você deverá digitar a fórmula que efetue o cálculo de saldo líquido, que será o valor da receita subtraindo os valores dos gastos sendo: =C3-C13-C14.

Após estes passos, você deverá montar a planilha no microcomputador. Apesar desta técnica parecer trabalhosa, tenha a certeza de que ela diminui o tempo de trabalho, tornando esta tarefa bem mais fácil e agradável do que você possa imaginar.

 

4.2. A Planilha de Orçamento Doméstico

Com base no lay-out, você deverá digitar a planilha de orçamento doméstico exatamente como indicado.

- Utilizando as setas de movimentação ou o mouse, posicione o cursor na célula A1:, em seguida digite o título ORÇAMENTO DOMÉSTICO, pressionando <ENTER> após a digitação ou dê um clique sobre o botão confirmar com sinal de visto.

À medida que você digita o título, este é apresentado na linha de edição e dentro da célula como sendo: A1: 'ORÇAMENTO DOMÉSTICO. O caractere apóstrofo é inserido no título automaticamente pelo programa, indicando que o mesmo está posicionado à esquerda dentro da célula.

- Digite o conteúdo do restante das células conforme figura, inclusive as fórmulas.

Não se preocupar pelo fato de títulos digitados ficarem maiores que a largura da célula. No momento certo você aprenderá como alterar o tamanho de uma coluna ou mesmo de uma linha se for o caso. O cursor poderá ser posicionado em um endereço de célula utilizando-se o mouse. Para tanto, aponte o ponteiro na célula desejada e em seguida dê um clique.

Note que à medida que as colunas foram digitadas, elas foram sobrepostas aos caracteres das colunas anteriores que tinham ultrapassado seu limite. Não se preocupe pois os títulos da coluna "A" não foram cortados, sendo este efeito apenas visual. Se você posicionar o cursor em qualquer célula da coluna anterior que contenha um título, poderá notar na primeira linha do Painel de Controle que o mesmo se encontra intacto.

Os valores numéricos que serão utilizados com formatação financeira, ou seja, milhares separadas por ponto e decimais por vírgula, deverão ser digitados como individual conforme indicado acima, pois o aspecto individual será definido através de comandos apropriados para tal finalidade. Caso algum valor digitado seja posicionado à esquerda da célula verifique a configuração da pontuação do seu Windows. Se o padrão de configuração numérica for o americano, será necessário que você separe os valores decimais por ponto e não vírgula. Ou então formatar o seu Windows para o padrão usado no Brasil.

 

4.3.Alterar a Largura de Colunas

À medida que os dados foram sendo digitados, acorreu a sobreposição de uma coluna à outra. Isto se deu pelo fato de que as células do Microsoft Excel estão no tamanho de 8,43 caracteres, podendo seu tamanho ser alterado na faixa de 1 até 255 caracteres por célula. Um exemplo deste recurso é a figura abaixo, onde a coluna A da planilha está definida com o tamanho 24.

Para que uma coluna seja alterada com facilidade, é recomendado antes de mais nada posicionar o cursor no local desejado e utilizar o comando apropriado. Para um teste posicione o cursor na célula A1: e execute os seguintes procedimentos:

- Posicione o cursor na célula desejada, no caso A1:;

- Aponte o ponteiro sobre o menu Formatar e dê um clique;

- Aponte o ponteiro sobre o comando Coluna, dê um clique;

- Serão apresentadas ao lado direito, quatro opções para manuseio de coluna, selecione Largura...

Em seguida é apresentada a caixa de diálogo "Largura da Coluna". Neste momento, você poderá digitar o tamanho desejado, podendo diminuir ou aumentar o tamanho da mesma, e em seguida teclar <ENTER> ou dar um clique sobre o botão OK. Para este exemplo digite valor 24. Em seguida, utilizando o mesmo comando, altere para 14 o tamanho da coluna "B". Não esqueça de posicionar o cursor na célula B1:.

 

4.4.Alinhar Títulos nas Células

É possível efetuar o Alinhamento de títulos dentro das células na posições horizontal e vertical.

Estes poderão ser alinhados à esquerda, à direita, centralizados, escritos de cima para baixo, etc. Para que este recurso funcione a contento, é recomendado que o cursor seja posicionado na célula ou a partir da célula que receberá o comando. No caso da planilha de orçamento doméstico o cursor deverá ser posicionado na célula B3: e em seguida segurando a tecla <SHIFT> pressione a tecla de seta para baixo até a célula B11:.

Em seguida posicione o ponteiro do mouse sobre o menu Formatar e selecione o comando Células..., ou pressione simultaneamente as teclas <CTRL><1>. Assim que este comando for acionado, é apresentada a caixa de diálogo "Formatar Células".

Note que a caixa de diálogo apresentada possui aparência de um fichário. Logo abaixo da barra de título encontram-se as chamadas guias, que servem para selecionar o tipo de formatação a ser definida. No momento, você só irá se preocupar com a guia Alinhamento. Dê um clique sobre a opção Direita na área denominada Horizontal

Você também pode marcar uma faixa de células na planilha, fazendo uso do mouse. Basta posicionar o ponteiro na célula inicial e em seguida segurando o botão do mouse, sem soltá-lo, arrastar até a célula final.

Todos os títulos alinhados à direita são precedidos do caractere aspas. Este caractere também poderá ser digitado antes do título de uma célula ocasionando o mesmo efeito.

Fazendo o uso do mesmo comando, alinhe os títulos ao centro e depois à esquerda da faixa de células. A caixa de diálogo será apresentada com a utilização da guia Alinhamento, que possui três áreas de seleções distintas, sendo: Horizontal, Vertical e Orientação.

A área Horizontal permite que os dados de uma célula sejam colocados nos formatos: Geral (todos os rótulos serão posicionados à esquerda e os valores numéricos à direita), À esquerda (todos os rótulos e valores numéricos serão posicionados à esquerda), Centralizado (todos os rótulos e valores numéricos serão centralizados), Preenchido (repete a seqüência de caracteres na célula), Justificado (tem por finalidade expandir os espaços em branco dos dados de uma célula) e Seleção centralizada (centraliza um conteúdo no meio de uma faixa de células selecionadas).

A área Vertical permite que um dado seja escrito dentro de uma célula no topo, no centro, em baixo ou justificado. A apresentação deste elemento dependendo também da altura da linha, poderá ser modificada através do comando Formatar/Linha/Altura...

A área Orientação possibilita exibir o dado de uma célula escrito de várias formas. É possível também escrever os dados de uma célula com quebra de rótulo quando acionado a opção Retorno automático de texto.

 

4.5.Formatar Valores Numéricos

Outro comando bastante útil é o de formatação de números na planilha, que tem por objetivo determinar como estes serão apresentados. O Microsoft Excel possui 7.0 possui um conjunto de 10 tipos de formatação, entre eles estão os formatos: personalizado, número, contábil, data, hora, porcentagem, fração, científico, texto e moeda.

Para testar este comando, marque a faixa de células compreendida entre a célula C3: e C15: e em seguida selecione o comando Formatar/Células... que apresentará a caixa de diálogo "Formatar Células", selecione a guia Número como indicado na figura. A guia Número apresenta uma área denominada Categoria; do lado direito desta área é apresentado o exemplo e o código de formatação a ser selecionado.